Manajemen Personalia 

(Orientasi Karyawan)

     Orientasi Kerja menurut Ingham (1970): the concept formed the basis for the harmonious view of industrial relations in the small firm as orientation to work was said to cause individual self-selection to the small firm sector. Yang kurang lebih memiliki arti: sikap dan tingkah laku karyawan, merupakan suatu konsep yang dapat menciptakan harmoni dalam bekerja dan sehingga dapat menyebabkan peningkatan kinerja karyawan secara individu dalam sebuah perusahaan.

         Orientasi Kerja menurut Goldthorpe (1968): orientation to work adalah arti sebuah pekerjaan terhadap seorang individu, berdasarkan harapannya yang diwujudkan dalam pekerjaannya.

Penarikan tenaga kerja yang di butuhkan perusahaan serta peningkatan kualitas karyawan yang ada dalam perusahaan merupakan tugas penting dari departemen personalia (Human Resources Department) yaitu :


· Bagaimana membuat program pendidikan dan pelatihan sehingga peningkatan kualitas   merata setiap departemen.

·       Merencanakan program pendidikan dan pelatihan yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

·       Memilih karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan sehingga tidak mengganggu operasional perusahaan secara keseluruhan.

·       Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan yang benar-benar mendatangkan perubahan.

Pada dasarnya program pendidikan dan pelatihan bertujuan untuk melatih dan mendidik karyawan baru,serta mengantisipasi kemajuan teknologi.

Bagi kaaryawan baru sendiri kegunaan pendidikan dan pelatihan adalah: untuk dapat mengerti pengoprasian peralatan atau mesin kepada siapa bertanggung jawab dan bagaimana cara mengatasi apabila terjadi kecelakaan kerja serta hal-hal yang menyangkut suatu pekerjaan.

Pendidikan dan pelatihan bagi karyawan lama mempunyai tujuan yaitu untuk lebih meningkatkan hasil pekerjaan baik sekarang maupun masa mendatang, mencegah penurunan produktivitas karyawan apabila mendapat promosi jabatan.

Dengan demikian dapat di simpulkan bahwa tujuan umum dari pengembangan sumber daya manusia adalah untuk memperbaiki efisiensi dann efektivitas kerja karyawan dalam melaksanakan pekerjaan dan mencapai sasaran program kerja yang telah di tetapkan.

Efisiensi dan efektivitas karyawan dapat di capai dengan meningkatkan :

·       Pengetahuan Karyawan

·       Keahlian Karyawan

·       Sikap Karyawan terhadap tugas-tugasnya.

Pelatihan banyak di lakukan untuk tingkat karyawan (manajemen ) supervisor kebawah karena setiap pelatihan di maksudkan untuk dapat meningkatkan kemampuan operasional mesin-mesin (peralatan produksi)  yang ada dalam perusahaan .

Sebelum melaksanakan program pelatihan terlebih dahulu di tentukan sasaran/tujuan apa yang ingin di capai.Karena pelaksanaan suatu program pelatihan memerlukan pengorbanan yang tidak kecil baik berupa biaya,waktu dan sumber daya menusiayang terbuang selama pelatihan berlangsung.Adapun sasaran dan tujuan yang ingin di capai dari pelatihan adalah :

·       Memperbaiki moral karyawan

·       Karyawan di harapkan melaksanakan pekerjaan lebih baik

·       Karyawan di harapkan dapat memelihara atau merawat mesin-mesin atau peralatan produksi lebih baik

·       Karyawan di harapkan dapat menekan pemborosan pemakaian bahan baku

·       Keryawan di harapkan dapat menekan angka kecelakaan kerja dengan bekerja lebih hati-hati

·       Akan dapat mengurangi pengawasan yang tidak perlu dan karyawan di harapkan dapat bekerja lebih mandiri.

·       Pengembangan potensi diri bagi karyawan.

·       Meningkatkan produktivitas karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Dalam penyusunan jadwal program orientasi atau pelatihan karyawan hendaknya di pertimbangkan waktu yang sesuai , hal ini karena program pelatihan tersebut akan melibatkan sebagian besar sumber daya manusia dalam perusahaan sehingga tidak boleh mengganggu jalannya operasional perusahaan secara keseluruhan.

Pada dasarnya kaaryawan baru akan mengalami kesulitan dalam penyerapan suatu materi pelatihan begitu pula dengan karyawan lama yang mempelajari hal-hal baru.Untuk mencapai keberhasilan proses perubahan sikap,tingkah laku,pengetahuan keterampilan, ada beberapa prinsip sebagai pedoman yang harus di ingat yaitu :

1.   Motivasi

Dengan motivasi yang tinggi akan mempermudah karyawan (peserta pendidikan dan pelatihen ) untuk mempelajari,menyerap pengetahuan,dan keterampilan baru tersebut.perlu di tekankan pada karyaawan bahwa pendidikan dan pelatihan merupakan alat bagi mereka untuk mencapai tujuan , seperti : upah,promosi dan lain sebagainya.Dengan mengetahui kemungkinan-kemungkinan ini karyawan peserta pendidikan dan pelatihan akan termotivasi untuk menjalaninya sebaik mungkin.

2.  Laporan Kemajuan

Laporan ini di buat untuk mengetahui perkembangan kemajuan karyawan peserta pendidikaan dan pelatihan terhadap pengetahuan dan keterampilan yang di ajarkan.Peserta yang mengetahui kemajuannya akan berusaha memperbaiki atau meningkatkan kamampuannya,agar kemajuan dapat ditingkatkan atau lebih di tingkatkan.

3.  Praktek

Untuk mengetahui daya serap yang telah di pelajari peserta perlu di beri kesempatan untk mempraktekkan pengetahuan dan keterampilan baru tersebut,praktek ini di lakukan dalam  suasana kerja yang sebenarnya,sehingga hal ini tidak menimbulkan rasa bosan.

4.  Perbedaan Individu

Hal ini akan menyebabkan terjadinya perbedaan daya serap peserta pendidikan dan pelatihan.Untuk mencapai tujuan pendidikan dan pelatihan ini,perlu di beri pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan kemampuan perserta.

Program pelatihan dan pendidikan yang di rancang di laksanakan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan di harapkan akan di capai atau akan meningkatkan produktivitas kerja karyaawan.

Program pendidikan dan pelatihan

Sebelum suatu program pendidikan dan pelatihan di laksanakan oleh perusahaan, perlu di lakukan suatu analisa tentang pendidikan dan pelatihan untuk kebutuhan perusahaan.setelah melihat adanya kebutuhan perusahaan ,perlu di buat program pendidikan dan pelatihan yang sesuai dan benar-benar menyentuh (mencapai sasaran) kebutuhan perusahaan,Karena tanpa suatu program pendidikan dan pelatihan yang baik sasaran dari program tersebut tidak akan tercapai.

Program pendidikan dan pelatihan akan berhasil baik atau mencapai suatu sasaran sesuai dengan kebutuhan.Untuk mencapai sasaran tersebut program pelatihan dan pendidikan haruslah :

·       Mempunyai sasaran yang jelas,dan memakai tolak ukur terhadap hasil yang di capai.

·       Di berikan oleh tenaga pengajar yang mampu untuk menyampaikan ilmunya serta mampu memotivasi peserta program pendidikan dan pelatihan.

·       Materi yang di sampaikan secara mendalam,sehingga mampu merubah sikap dan meningkatkan prestasi karyawan.

·       Materi sesuai dengan latar belakang teknis,permasalahan dan daya tangkap peserta

·       Menggunakan metode yang tepat guna ,misalnya ; kelompok diskusi untuk satu sasaran tertentu dan demonstrasi sambil kerja untuk sasaran lainnya

·       Meningkatkan ketelibatan aktif peserta sehingga mereka bukan hanya sebagi pendengar.

·       Di sertai dengan metode penilaian sejauh mana sasaran program dapat tercapai hal ini demi prestasi dan produktivitas karyawan.

Faktor yang sangat menunjang keberhasilan /efektivitas program pendidikan dan pelatihan adalah instruktur yang tepat serta mampu menyampaikan materi secara jelas ,sehingga para peserta dapat dengan mudah mengerti.Para instruktur hendaknya mempunyai syarat-syarat seperti :

1.   Mempunyai kemampuan memimpin.Cara terbaik untuk melihat kepemimpinan seseorang sampai sejauh mana dapat mengarahkan sejauh mana pembicaraan dalam setiap pertemuan.jadi instuktur harus mampu mengarahkan segala pembicaraan dalam pendidikan dan pelatihan kedalam materi program tersebut.

2.  Mempunyai kemampuan menilai orang lain.Innstruktur harus mampu mendengarkan,memberi perhatian dan mengatur tempo belajar serta berusaha mendorong kemajuan orang lain/peka terhadap perkembangan orang lain.harus mudah berkomunikasi ,harus sabar menghadapi oreng lain karena mungki terjadi pengulangan materi beberapa kali.

3.  Mengetahui detai materi yang di ajarkan.seorang instruktur yang ingin berhasil dalam tugasnya,harus mengetahui secara jelas tentang materi yang akan di ajarka, apabila tidak mengetahui seluk beluk materi atau pekerjaan yang di ajarkan hal ini akan mengganggu proses belajar mengajar, kondisi dan prosedur kerja juga perlu di ketahui instruktur secara mendetail.

4.  Sabar menghadapi peserta .Mengajarkan materi yang di kuasai secara baik oleh instruktur dan mengajarkan dengan baik kepada karyawan adalah proses yang sulit dan lamban.oleh karena itu di perlukan kesabaran ,di perlukan pengulangan beberapa kali,di samping kesediaan menerima fakta bahwa ada orang untuk dapat mencapai kemajuan tingkat tertentu sangat lamban.

Evaluasi Program Pendidikan dan pelatihan

Evaluasi adalah suatu cara untuk menilai program yang di jalankan.begitu pula dengan evaluasi program pendidikan dan pelaatihan yang dilaksanakan perusahaan.Tanpa adanya evaluasi maka kita tidak akan mengetahui apakah program pelatihan atau orientasi yang di lakukan berhasil atau tidak.

Tolak ukur yang di pergunakan untuk menilai keberhasilan program pendidikan dan pelatihan adalah :

1.   Reaksi

Dalam pendidikan dan pelatihan dapat di ketahui reaksi para peserta dengan menggunakan beberapa pertanyaan kepada peserta.

Pertanyaan tersebut antara lain:

·       Siapkah moral mereka untukmengikuti program tersebut?

·       Senangkah mereka pada program tersebut ?

·       Apa manfaat program tersebut bagi mereka ?

·       Apakah metode yang di pergunakan cocok atau tidak ?

2.  Pelajaran

Untuk mengetahui sampai sejauh mana daya serap peserta program pendidikan dan pelatihan terhadap pelajaran yang di berikan, perlu di lakukan tes.Tes itu gunanya untuk mengetahui kesungguhan para peserta mengikuti dan memperhatikan pelajaran yang di berikan.

3.  Tingkah laku

Dengan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan di harapkan ada perubahan tingkah laku perserta dalam hal ini karyawan dalam melakukan pekerjaan. Setelah mengikuti program tersebut gerak yang tidak di butuhkan dalam pekerjaan akan di hilangkan dan moral karyawan dapat di tingkatkan .

Penilaian tingkah laku dapat di lakukan oleh :

·       Sesama peserta pendidikan dan pelatihan

·       Instruktur

·       Atasan langsung peserta

·       Melalui daftar pertanyaan.

4.  Hasil

Sasaran pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan adalah hasil nyata yang akan di sumbangkan kepada perusahaan sebagai pihak yang  berkepentingan.Hasil tersebut dapat berupa reaksi yang di berikan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan perubahan tingkah laku .

5.  Laporan pendidikan dan pelatihan

Evaluasi program tersebut dan daftar pertanyaan pada suatu blanko merupakan satu laporan atau evaluasi program yang telah di lakukan.

Metode pendidikan dan pelatihan yang di lakukan oleh Manajemen personalia(Human Resources Department)

Dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan suatu perusahaan agar mencapai sasaran perlu memilih metode yang tepat .Karena pemilihan metode pendidikan dan pelatihan yang salah akan mengakibatkan tidak tercapainya sasaran program tersebut .

Adapun metode yang dapat di pergunakan oleh perusahaan adalah :

On the job training

    Dalam metode ini di laksanakan untuk karyawan baru atau karyawan lama pada tempat yang sebenarnya, sehingga praktek langsung pada keterampilan atau pengetahuan baru akan lebih di kuasai.Metode ini sangat efektif untuk mengajarkan keterampilan jangka pendek dan karyawan yang mengikuti pelatihan tersebut tidak terlalu banyak .

Keterampilan yang di ajarkan dalam pelatihan ini adalah :

·       Pengoprasian mesin-mesin

·       Pengoprasian tehnologi baru yang di aplikasikan di sebuah perusahaan

Vestibule training

Suatu kegiatan untuk melatih jenis pekerjaan di bawah bimbingan seorang spesialis yang terampil pada bidang tersebut .Tempat kegiatan biasanya dalam ruangan agar terhindar dari kebisingan situasi kerja,sehingga karyawan mampu memusatkan pikiran pada pelajaran.Pada tempat pelatihan ini ada ruang simulasi,sehingga karyawan seolah-olah di hadapkan pada situasi pekerjaan yang sebenarnya.

Jenis keterampilan pada latihan ini adalah :

·       Pekerja bank

·       Karyawan front office

·       Tukang las

Class room training

Latihan ini mengambil tempat pada ruang kelas di mana ruang kelas tersebut di gunakan untuk memberikan pengertian-pengertian teori,sehingga teori tersebut dapat di gunakan untuk memecahkan kasus .Pada metode ini lebih banyak di gunakan untuk mendidik tenaga kerja manager aatau supervisor keatas di setiap peusahaan.

Efektivitas dari pendidikan dan pelatihan di tentukan pula oleh metode dan tehnik penyampaian materi yang di gunakan.Metode yang paling efektif dalam penyampaian materi ini adalah melibatkan peserta pendidikan dan pelatihan secara aktif dalam berbagai kegiatan yang di selenggarakan.

Selain beberapa metode diatas ada beberapa metode lain yang sering di gunakan oleh personalia atau Human Resources Depatrment yaitu:

·       Sistem kuliah

Sistem ini merupakan metode tradisional yang masih banyak di pergunakan hingga saat ini.Metode ini sangat tergantung pada kemampuan staf pengajar dalam menyampaikan informasi atau materi yang di ajarkan.Metode ini dapat di pergunakan dengan banyak peserta dengan biaya yang relatif murah.Kelemahan meetode ini adalah kurangnya umpan balik dan partisipasi dari para peserta yang pasif.

Namun kelemahan tersebut dapat di atasi dengan mengadakan pembahasan terhadap materi yang di ajarkan dengan sistem diskusi ,namun diskusi dapat di laksanakan apabila jumlah peserta tidak lebih dari 25 orang.karena jumlah peserta sangat menentukan efektivitas suatu diskusi.

Contoh :

Banyaknya mahasiswa yang mengisi suatu ruangan perkuliahan tidak akan memberikan efektivitas penyampaian materi,dan dari sekian baris kursi yang di tempati oleh para mahasiswa hanya sampai baris ke 4 saja yang menangkap materi yang di berikan.

·       Konfrensi

Dalam sebuah konfrensi peserta mengumpulkan gagasan dan pengalaman sehingga akan di dapatkan sebuah metode untuk mengatasi masalah yang di rasakan bersama.Kegiatan ini di pandu oleh seorang pemandu konfrensi.Pemandu konfrensi hanya bertugas mengarahkan,diskusi yang konstruktif/membangun,atau mendorong agar para peserta berbicara untuk mengemukakan gagasan dan pengalaman mengajukan pertanyaan dan membuat kesimpulan.Tujuannya adalah untuk mengembangkan kemampuan dalam pemecahan kasus dan mengambil keputusan serta untuk mengubah sikap karyawan dalam pelaksanaan kerja sehri-hari dalam perusahaan.

·       Permainan Manajemen /Managenment Games

Tehnik adalah suatu tehnik modern mengajar yang melibatkan peserta pendidikan dan pelatihan dalam suatu permainan,sasaran utama yang ingin di capai adalah ,meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta untuk memecahkan masalah sehari-hari dalam perusahaan.Peserta juga merumuskan kebijakan penentuan taktik dan strategi dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan karyawan perusahaan.Permainan manajemen ini hanya cocok untuk para pimpinan atau pengambil keputusan dalam perusahaan.

·       Study Kasus

Studi kasus ini juga merupakan salah satu metode tehnik mengajar untuk meningkatkan kemampuan para peserta pendidikan dan pelatihan agar dapat memecahkan masalah secara efektif di tinjau dari kepentingan perusahaan yang nyata-nyata sering di hadapi.

Studi kasus ini mengambil contoh-contoh yang sering terjadi dan di hadapi perusahaan.Baik itu masalah produksi tenaga kerja, keuangan dan pemasaran,sehingga peserta di harapkan dapat mengambil kebijakan yang mendorong kemajuan perusahaan.

·       Simulasi/simulation

Penggunaaan simulasi sebagai tehnik proses belajar mengajar di maksudkan untuk meningkatkan peserta pendidikan dan pelatihan untuk menerapkan teori dimana teori ini di praktekkan dalam situasi yang di ciptakan menyerupai sebenarnya.

Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan

§  Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata

§  Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru

§  Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru

BAHAN ORIENTASI KARYAWAN BARU

Training untuk pengenalan profil Perusahaan

§  Sejarah Perusahaan

§  Norma & tradisi Perusahaan

§  Kebijakan perusahaan

§  Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan

§  Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab

§  Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan

§  Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan

Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya :

§  Disiplin & tata tertib

§  Prosedur penggajian

§  Transportasi dari dan ke perusahaan

§  Jam masuk & pulang kantor

Pengurusan hak-hak dan fasilitas karyawan yang mesti diberikan

§  Gaji

§  Pakaian seragam kerja

§  Tempat & ruang kerja dan peralatannya

§  Pemeliharaan Kesehatan

§  Fasilitas jabatan

Perkenalan dengan Pejabat Perusahaan dan Rekan Kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan baru.

PERSIAPAN PROGRAM DI KELAS

§  Ruang kelas

§  Jadwal pelatihan

§  Daftar hadir

§  Brosur / handout

§  OHP, infocus, screen dan flipchart

§  Alat tulis yang diperlukan

§  Pengeras suara

§  Daftar instruktur yang terlibat

§  Konsumsi / snack

§  Penanggung jawab penyelenggaraan

§  Dan lain-lain

Kesimpulan

Jadi menurut saya pelatihan atau orientasi sangat di butuhkan oleh sebuah perusahaan hal ini untuk melatih para karyawan yang ada. baik karyawan baru yang di perkenalkan lingkunganperusahaan dan lain sebagainya maupun kariyawan lama yang di perkenalkan oleh tehnologi yang baru.pada dasarnya manusia sebagai mesin utama penggerak sebuah perusahaan sangat memerlukan pelatihan atau orientasi karena melalui hal tersebut perusahaan dapat mencapai tujuan nya karena memiliki karyawan yang kompeten dan mempunyai kinerja yang baik.

Tujuan dari orientasi sendiri adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan juga memperkenalkan hal baru kepada para karyawan,pembentukan moral juga terdapat dalam materi orientasi,Orientasi sendiri di lakukan oleh perusahaan dengan berbagai metode yang berbeda sesuai dengan kebutuhan ,target dan tujuan perusahaan seperti yang telah di jabarkan di atas.

Faktor terpenting dalam melakukan orientasi adalah :

Manusia dalam hal ini adalah karyawan yang benar-benar sesuai untuk menempati posisi –posisi tertentu di suatu perusahaan dan juga instruktur yang mempunyai pengalaman yang banyak dan menguasai setiap materi yang akan di sampaikan menguasai cara membawakan materi dan lain sebagainya.

Sarana dab prasarana ,hal tersebut meliputi tempat dan peralatab yang di gunakan agar proses orientasi dapat berjalan sesuai dengan apa yang di harapkan.