Manajemen Sumber Daya Manusia

Resume

Resume atau riwayat singkat yang berisi pengalaman dan ketrampilan
yang dimiliki oleh seseorang yang melamar sebuah pekerjaan sangatlah penting karena hal tersebut  sangat menentukan dipilih atau tidaknya si pelamar untuk masuk ke
tahapan selanjutnya dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan.

Pentingnya membuat resume yang dirancang secara khusus (bukan
menjiplak model resume orang lain) harus di perhatikan. Dalam banyak kasus masih sering dijumpai bahwa pelamar justru menggunakan format resume yang sudah baku dengan cara membeli formulir resume yang dijual di toko-toko buku atau pun mendownload formulir yang terdapat di websites.Hal tersebut tidak sepenuhnya salah, namun demikian si pelamar hendaklah mempertimbangkan apakah format tersebut sudah cocok dengan karakter dirinya. Apa yang terjadi jika ternyata format baku tersebut, setelah diisi oleh pelamar, ternyata justru banyak menyisakan ruang kosong dan tidak dapat terisi  semuanya. Bukankah hal demikian justru dapat menyebabkan si pelamar tampak penuh dengan kekurangan di matasi pembaca resume tersebut. Selain itu resume menjadi tidak enak untuk dilihat.

Pelamar yang harus menyesuaikan diri dengan perusahaan, bukan sebaliknya. Dalam kompetisi memperebutkan pekerjaan ditengah-tengah situasi ekonomi yang tidak menggembirakan saat ini, di tambah lagi dengan banyaknya jumlah pencari kerja, tidak jarang para harus meluangkan banyak waktu untuk menyeleksi para calon pekerja yang berkualitas. Mengingat bahwa satu jabatan yang lowong bisa dilamar oleh ratusan bahkan ribuan pelamar, maka pengusaha sangat mengandalkan resume pelamar untuk menyaring/menyeleksi mereka untuk dipanggil wawancara atau test dalam proses berikutnya. Dengan kondisi demikian maka pelamar yang tidak dapat membuat resume yang dapat menggambarkan kualitas dirinya dalam bentuk resume yang menarik, padat, dan lugas akan sangat kecil kemungkinannya untuk dipanggil. Alangkah sayangnya jika pelamar ternyata sangat menguasai bidang yang dilamarnya tetapi gagal hanya karena resume yang dibuatnya tidak berkenan di hati pengusaha/pembaca.

Dengan membuat resume secara menarik, padat dan lugas si pelamar
sebenarnya memperoleh manfaat yang sangat besar bagi dirinya karena
ia telah mampu:

·         memberikan fakta-fakta tentang latarbelakang pelamar.

·          menunjukkan kualifikasi yang dimiliki sehingga layak untuk memangku jabatan yang dilamar memperlihatkan tujuan karir yang diinginkannya

Resume yang baik adalah resume yang memuat semua informasi tentang kita, padat, dan "menjual".  Adapun urutan penulisan resume yang baik adalah sebagai berikut :
1. Data Pribadi
kita harus mencantumkan identitas pribadi dengan jelas mulai dari nama, alamat, jenis kelamin, status, tempat dan tanggal lahir, agama, status perkawinan, informasi kontak, dll
2. Pendidikan
kita harus mencantumkan pendidikan formal maupun non formal yang pernah kita enyam mulai dari tahun masuk, tahun lulus, jurusan, dll
3. Kemampuan / keahlian
kita perlu menjelaskan dengan singkat keahlian yang kita miliki yang tentu saja berhubungan dengan posisi pekerjaan yang kita lamar. Ingat, jangan pernah berbohong mengenai kemampuan / keahlian yang kita miliki.
4. Pengalaman kerja
apabila kita pernah bekerja pada lebih dari satu perusahaan, maka kita harus mengurutkan mulai dari pekerjaan yang terakhir. Cantumkan nama perusahaan, alamat perusahaan, jabatan, tahun masuk, tahun keluar, serta deskripsi singkat pekerjaan kita saat itu.
5. Pengalaman organisasi (apabila ada)
pengalaman organisasi hanya dicantumkan apabila pengalaman organisasi itu berhubungan dengan posisi pekerjaan yang sedang kita lamar.
6. Referensi kerja
referensi kerja sangat penting. Usahakan hanya mencantumkan nama dan nomer telp seseorang yang memang benar-benar mengenak kita dan bisa memberikan informasi yang positif mengenai kita.

7. Rinci.

Jelaskan kata-kata atau istilah-istilah teknikal/khusus yang mungkin ada dalam resume anda sedetil mungkin.
8.Proporsional.

Tuliskan pekerjaan atau pendidikan sesuai dengan kepentingan si pembaca dan buatlah secara proporsional. Contoh: Jika anda melamar sebagai Marketing Manager hendaklah anda tidak menulis hanya satu paragraph mengenai pekerjaan anda sebagai Sales Manager dan tiga paragraph lainnya tentang kegiatan anda sebagai Trainer.
9.· Panjang.

Pada umumnya resume hanya terdiri dari 2 (dua) halaman. Namun jika memang riwayat karir dan pendidikan yang anda rasa sangat penting untuk ditampilkan menuntut anda untuk memperpanjang, maka 3 (tiga) halaman resume masih dapat diterima.
10. Tanda baca,

 Ejaan, dan tata bahasa. Tidaklah dibenarkan jika dalam resume terjadi kesalahan-kesalahan menyangkut tanda baca, ejaan maupun tata bahasa. Jika anda menulis resume dalam bahasa Inggris, cobalah minta untuk direview oleh teman/kerabat yang menguasai bahasa tersebut, jika memang anda belum yakin.
11. Mudah dibaca.

 Resume yang dibuat secara kacau balau menggambarkan pikiran yang tidak jernih dan ketidakmampuan penulis dalam menuangkan isi hatinya. Oleh karena itu sangat penting membuat resume yang mudah dibaca, tidak terpisah-pisah dan logis. Penampilan. Pilihlah format terbaik yang dapat anda tampilkan untuk membuat resume, termasuk disini adalah pemilihan jenis huruf, kertas yang digunakan serta paduan warna (jika menggunakan printer warna). Tampilan resume yang asal-asalan hanya akan baik. Untuk lebih meyakinkan pembaca, Anda dapat memberikan penekanan pada beberapa aspek tertentu dari latarbelakang Anda yang relevan dengan pekerjaan dalam rangka memberikan pemahaman kepada pengusaha tentang nilai-nilai potensial anda yang akan berguna bagi si pengusaha atau perusahaannya. Adapun aspek-aspek yang dapat anda tonjolkan adalah:
12. Penghargaan atau reward yang pernah diterima sesuai dengan jabatan yang dilamar. Contoh: jika anda melamar sebagai IT Manager, pihak perusahaan (recruiter) tentu ingin tahu kemampuan anda di bidang teknik dan bagaimana kemampuan tersebut dibandingkan dengan rekan-rekan yang lain. Jika anda pernah menerima penghargaan di bidang tersebut, tuliskanlah. Dengan demikian perusahaan akan tahu dimana tingkatan kemampuan anda.
13. Prestasi Akademik.

Tuliskan gelar dan prestasi akademik yang anda raih sertakan juga judul Tugas Akhir/Skripsi/Thesis/Disertasi.
14.Kemampuan Tambahan.

Kemampuan tambahan dapat berupa kemampuan mengoperasikan program komputer atau pelatihan-pelatihan khusus yang pernah diikuti.
15.  Keanggotaan dalam organisasi professional.

Jika anda terlibat dalam organisasi professional seperti Assiosiasi Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM), Ikatan Akuntan Indonesia (AAI), dll yang berguna bagi pembaca, jangan segan untuk menuliskannya.
16. Indikator Kesuksesan.

Anda dapat menuliskan berbagai indikator kesuksesan yang pernah anda peroleh, misalnya beasiswa karena kecerdasan anda, dikirim training ke luar negeri karena keberhasilan anda dalam perusahaan, keberhasilan anda menekan biaya operasional di divisi anda, dll. Pengalaman yang berhubungan dengan pekerjaan. Tuliskan semua pengalaman yang pernah anda alami sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang anda lamar. Cth: jika pekerjaan yang anda lamar menuntut anda untuk sering melakukan traveling keluar negeri, pastikan pembaca tahu bahwa anda mahir berbahasa Inggris.

17.Riwayat Gaji (Gaji yang pernah diterima dan yang diharapkan).

Dalam hal pencantuman jumlah gaji yang diterima dan yang diharapkan, pelamar harus sangat berhati-hati dalam memutuskan perlu tidaknya mencantumkan hal tersebut dalam resume. Untuk itu pelamar dituntut kejeliannya dalam melihat iklan lowongan kerja atau informasi tentang lowongan kerja tersebut. Pada lowongan kerja yang sudah mencantumkan dengan jelas berapa gaji yang akan diterima pertahun atau per bulan, sebaiknya pelamar tidak perlu membuat riwayat gaji dalam resume yang dibuatnya. Hal itu tentu saja akan sangat berbeda jika di dalam iklan memang mengharuskan pelamar untuk mencantumkan riwayat gaji dan besarnya gaji yang diharapkan.
18. Referensi.

Dalam hal pencantuman nama orang yang akan dijadikan referensi, pelamar harus benar-benar yakin bahwa orang tersebut benar-benar mengetahui diri si pelamar dan memiliki pengaruh positif bagi perusahaan yang dilamar. Artinya pelamar tidak boleh asal menyebutkan nama orang sebagai referensi, misalnya: mantan boss/atasan atau dosen. Daripada memaksakan diri untuk menyebut nama- nama orang sebagai referensi, pelamar cukup menuliskan: “Referensi:
akan diberikan jika diminta”.

19.Dokumen Pendukung.

Meskipun tidak ada keharusan bagi pelamar untuk menyertakan dokumen atau bukti-bukti tentang hal-hal yang dituliskan dalam resume, seperti Ijazah, Transkrip Nilai, Sertifikat atau Penghargaan, dll, namun mengingat kondisi di Indonesia maka sebaiknya pelamar menyertakan dokumen pendukung tersebut dalam bentuk photocopy. Hal ini penting untuk meyakinkan pembaca bahwa anda benar-benar menulis resume berdasarkan fakta yang ada. Namun satu hal yang harus diingat dengan baik adalah “jangan sampai dokumen pendukung tersebut menjadi terlalu banyak”. Untuk itu anda harus menyeleksi/mensortir dokumen mana yang paling pantas dan relevan untuk dilampirkan. Contoh: Jika anda pernah mengikuti kursus komputer beberapa kali, tidak perlu semua sertifikat dari setiap kursus tersebut anda lampirkan, tetapi cukup salah satu yang paling tinggi tingkatannya. Informasi Pribadi. Pelamar sebaiknya berhati-hati menuliskan hal-hal yang bersifat pribadi. Beberapa hal yang umumnya boleh dituliskan adalah status perkawinan, jumlah anak, kepemilikan kendaraan, kesediaan untuk di relokasi atau melakukan travelling ke luar kota luar negeri. Di luar hal-hal tersebut pelamar harus benar-benar yakin bahwa informasi pribadi yang ditulisnya akan relevan dengan pekerjaan yang dilamar, jika tidak sebaiknya jangan menulis informasi pribadi tersebut.

http://insunmedal.wordpress.com/2008/07/17/cara-membuat-resume-yang-baik/

Resume sendiri biasanya merupakan lampiran dari surat lamaran sehingga penulisan surat lamaran yang baik pun harus di buat sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan.

Contoh Resume sederhana

Nurfitriaya Absa Sari

DATA PRIBADI

Tempat, tanggal lahir    :Jakarta, 5 Maret 1979

Jenis kelamin               : Perempuan

Status                         : Belum menikah

Agama                         : Islam

Kewarganegaraan         : Indonesia

Alamat                        : Jl. Kebon Jeruk X No.75

                                    Jakarta Barat 17345

Telepon                       : (021) 5846887, 08170957556

e-mail                          : susanti@yahoo.com

 

BIDANG KEAHLIAN

Manajer Pemasaran

   

PENGALAMAN KERJA

2002–Saat ini    PT. BCG Battery    Bekasi, Jawa Barat

National Sales Manager

    * Meningkatkan penjualan sebesar 50% dari Rp 400 milyar menjadi Rp 850 milyar.

    * Meningkatkan penjualan per distributor sebesar 50%.

    * Membuka wilayah pemasaran baru di Indonesia bagian timur yang memberikan

      kontribusi terhadap kenaikan penjualan nasional sebesar 20%.

   

1999–2002    PT. BOGA INTI SARI    Bogor, Jawa Barat

District Sales Manager

    * Meningkatkan penjualan wilayah Jabotabek dari Rp 250 milyar per tahun

      menjadi Rp 350 milyar per tahun.

    * Mengkoordinir 250 agen distributor di wilayah Jabotabek.

    * Implementasi kursus dan pelatihan mengenai teknik dan strategi menjual

      yang efektif bagi karyawan baru, yang terbukti dapat meningkatkan

      penjualan secara lebih cepat.

   

1997–1999    PT. AUTO 5000    Tangerang, Banten

Senior Sales Representative

    * Meningkatkan penjualan produk mobil per individu agen sebesar 20%

      dalam waktu 2 tahun.

    * Mengkoordinir agen-agen penjualan di wilayah Tangerang dan Serpong.

    * Mengembangkan tim agen penjualan dari 10 orang menjadi 45 orang 

      dalam waktu 2 tahun.

PENDIDIKAN

1992–1997    STIE YKPN    Yogyakarta

Sarjana Ekonomi, jurusan Management Pemasaran, lulus tahun 1997

dengan IPK 3.32.

   

KURSUS DAN PELATIHAN

2002        EXECUTIVE TRAINING CENTER    Jakarta

Effective Seling Strategy

1997        GAJAH MADA KOMPUTER    Yogyakarta

Aplikasi Komputer Untuk Bisnis

   

HOBY

Travelling, olah raga, membaca, internet.

REFERENSI

Akan di berikan apabila di butuhkan

http://www.datakarir.com/contohresume-ind2.php

Contoh lain dari resume ,Versi bahasa inggris

MITA PURNAMASARI
123 Main Street • Atlanta, Georgia • 30339
Home: (555) 555-1234, Cell: (555) 555-1235 mithapurnamasari93@gmail.com

••••••••••••••••••••••••••••••

Objective:   Seek the Position of Hotel Room Sales Manager

SUMMARY:   Highly talented and resourceful Hotel Room Sales Manager with great experience in developing and implementing total sales and marketing effort for hotels, including securing new accounts, maintaining existing accounts, and assist in executing sales and marketing strategies to maximize the profitability of the hotel while maintaining customer satisfaction.

Summary of Qualifications

 · More than eight years experience.

 · Profound ability to identify and resolve problems in a timely    manner; develop alternative solutions; and use reason even    when dealing with emotional topics.

 · Immense ability to manage difficult or emotional customer    situations; respond promptly to customer needs; and respond    to requests for service and assistance.

 · Exceptional knowledge of DELPHI system.

 · Huge experience with Minneapolis market.

 · Strong solicitation/prospecting/negotiation skills.

 · In-depth ability to participate as an active sales team member    to benefit the overall sales department efforts and goals.

 · Great fluency in Spanish in addition to English.

 · Excellent communication skills (verbal and written).

 · Excellent interpersonal skills and superior guest service skills.

 · Profound ability to actively participate in industry related    organizations.

 · Uncommonly self-motivated and detail oriented.

 · Remarkable ability to maintain a professional image at all times    through appearance and dress.

 · Great ability to manage time effectively and perform multiple    tasks simultaneously.

Professional Experience

Excellence Hotels & Towers, Minneapolis, MN

2002 - Present

Room Sales Manager

• Sell hotel guestrooms groups, catering services, and banquet facilities through direct client contact to maximize total rooms revenues and profits.
• Responsible for individual travel including knowledge and experience in consortium, business travel, FIT and wholesale markets.
• Establish client base of organizations, associations, social, and corporate businesses through direct outside and inside sales effort for the purpose of securing business for the hotel to ensure that predetermined sales expectations are met and exceeded.
• Develop and maintain relationships with key clients in order to produce group and/ or convention business.
• Negotiate guest room rates, meeting room rental, function space, and hotel services within approved booking guidelines.
• Confirm in writing to the client all requirements via sales contract.
• Conduct tours of the hotel and banquet facilities; entertain qualified potential clients in accordance with company and property policies and procedures.
• Assist the Director of Sales with the implementation and achievement of the Sales Marketing plan.
• Attend and represent company at trade shows and city-wide conventions.
• Respond quickly to guest requests in a friendly manner.
• Follows up to ensure guest satisfaction.

New Moon Hotels, Minneapolis, MN

2000 - 2002

Assistant Room Sales Manager

• Communicated accurately to operations, the details needed to satisfy contracts.
• Contacted representatives from respective market segments to solicit business for the hotel.
• Demonstrated positive leadership characteristics, which inspired employees.
• Finalized contracts for group bookings.
• Relayed accurate forecasting information for rolling forecast.
• Conversed with guests and hotel department heads to plan function details, such as space requirements, publicity, time schedule, food service and decorations.
• Consulted newspapers, trade journals, etc., to learn of contemplative conventions and social functions and to learn about the market and trends.
• Entertained potential clients/guests.
• Executed cut-off dates on group bookings.
• Planned and conducted pre-cons and post-cons.
• Prepared and mailed brochures, menus to prospective clients.
• Analyzed requirement of function, outlined available hotel facilities and service offered and quoted pricing.
• Arranged for VIP amenities to be delivered.
• Assisted in planning and participating in sales blitz.

New Moon Hotels, Minneapolis, MN

1998 - 2000

Room Sales Supervisor

• Ensured quality service to both customers and colleagues.
• Actively promoted and sold the hotel's rooms.
• Responsible for "up-selling" in order to maximize sales revenue.
• Selected, trained, and assigned work to sales staff consisting of New Moon Marketing Representatives, an Administrative Aide, and secretarial staff.
• Oversaw work procedures and inspected work in progress and upon completion.
• Implemented and supervised the promotion and sales of New Moon Department facilities to maximize revenues.
• Assisted in booking schedule.
• Approved client contracts, fee waivers, and reductions.
• Edited and assisted in the preparation of promotional brochures and related sales brochures.
• Met and arranged meetings with prospective guests and lessees to generate business for the facilities.
• Explained departmental policies on catering, ushers, security, equipment, and general use.

Education

Alcohol Awareness Certification

Bachelor of Science Degree in Hospitality Management
University of New York (1998)

Sumber : http://jobbankusa.com/resumes/free_samples/examples_templates_formats/hotel_room_sales_manager.html

STAFFING

      Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi. staffing sendiri dapat di artikan sebagai Penempatan karyawan pada posisi yang sesuai dengan tuntutan jabatan agar karyawan menampilkan performansi yang optimal dalam posisi tertentu yang sesuai dengan tuntutan jabatannya dalam melakukan pekerjaannya atau dapat juga di katakan pengisisan jabatan dalam struktur organisasi.

     Staffing dan organizing yang erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.

contoh kasus dalam melakukan staffing di sebuah hotel.

      Pada dasarnya staffing yang di lakukan di sebuah perusahaan/hotel tergantung dari prosedur yang berlaku di hotel tersebut.Proses staffing sendiri terbagi kedalam 2 kelompok yakni :

•  Pada perusahan yang sudah berdiri/eksis Staffing dilakukan setelah rekrutmen dan seleksi
• Pada perusahaan yang baru didirikan Staffing sebelum rekrutmen dan seleksi

     Pada sebuah hotel misalnya apabila kita ingin mencapai suatu tujuan perusahaan dengan baik maka di perlukan metode staffing yang tepat agar lebih efisien dan tidak membuang-buang waktu.Adapun tahap-tahap  yang di lakukan dalam staffing yaitu  :

• Identifikasi kebutuhan tenaga kerja

          Terlebih dahulu kita harus mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja pada perusahaan kita, kita harus mengetahui jumlah dari staff atau karyawan yang di butuhkan oleh perusahaan kita, agar karyawan yang di peroleh dapat bekerja secara maksimal nantinya, lebih efektif dan tepaat guna maksudnya adalah agar para pekerja tidak ada yang menganggur akibat kelebihan menempatkan karyawan pada posisi yang ada di perusahaan atau sebaliknya malah kekurangan karyawan akibat salah perhitungan dalam menempatkan karyawan di suatu departemen yang ada di perusahaan atau hotel tersebut. Contoh : Di sebuah hotel yang memiliki jumlah kamar 100 kamar dengan occupancy yang tinggi maka di butuhkan perhitungan yang matang dalam mencari  karyawan di departemen tersebut dengan mempertimbangkan bahwa berapa jumlah roomboy yang di perlukan setelah di hitung masa libur dan cuti kemudian jumlah supervisor yang di butuhkan dan lain sebagainya harus benar-benar di perhitungkan dengan sebaik mungkin agar tidak tejadi kesalahan yang mengakibatkan ruginya suatu perusahaan.

• Mendaftarkan tenaga kerja yang ada

        Jika hotel yang kita punyai adalah hotal lama maka apabila ingin menambah jumlah karyawan hendknya mendata jumlah karyawan yang sudah ada agar dapat menempatkan beberapa orang tambahan untuk membantu kelancaran sebuah pekerjaan.Artinya pendataan yang di lakukan sangat menentukan berapa jumlah karyawan yang di perlukan dalam department tersebut.

• Rekrutmen dan seleksi

       Setelah di adakan pendataan maka di mulailah proses recruitment dan seleksi yaitu mencari orang-orang yang benar-benar ahli dan kompeten untuk mengisi jabatan yang ada, dengan beberapa pertimbangan dan persyaratan yang telah di tentukan oleh sebuah perusahaan.

• Melatih dan memberi imbalan

       Proses selanjutnya adalah setelah perusahaan atau hotel menemukan karyawan yang pas dengan jumlah yang sesuai kemampuan yang sesuai maka di mulailah proses pelatihan biasanya ini sering di lakukan oleh hotel baru dimana hotel tersebut setelah melakukan proses recruitment dan seleksi kemudian menempatkan karyawan pada posisi-posisi yang telah di tetapkan sesuai dengan kualifikasi yang ada maka sebelum hotel mulai beroprasi atau biasa di kenal dengan istilah “Grand Opening”  di adakan proses pelatihan terlebih dahulu karyawan di beri pelatihan mengenai visi,misi perusahaan ,SOP Perusahaan, dan lain sebagainya sehingga apabila hotel tersebut telah di buka maka semua karyawan telah mampu bekerja sesuai dengan porsinya masing-masing.

Perusahaan juga mengumumkan adanya jenjang karir yang jelas setelah karyawan tersebut bekerja beberapa lama, Imbalan tertentu akan di berikan kepada karyawan terbaik yaitu berupa promosi dalam bentuk penghargaan lain dan lain sebagainya.

          Sehingga pada dasarnya proses staffing itu sendiri adalah mencakup bagaimana penembapatan karyawan yang telah atau akan di rekrut sesuai dengan porsinya masing-masing dalam hal ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Perekrutan internal dan eksternal. 

     Sumber Rekrutmen

        1. Rekrutmen Internal

         Perekrutan internal merupakan upaya mengisi kekosongan posisi dari seseorang yang telah bekerja di perusahaan. Biasanya hal itu disebabkan adanya penugasan pekerjaan yang lebih tinggi atau rendah. Mengisi posisi yang lowong dengan calon dari dalam memiliki banyak keuntungan. Pertama, sebenarnya tidak ada penggantian untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan seorang calon. Karenanya seringkali lebih aman untuk mempromosikan karyawan dari dalam. Calon dari jalan juga mungkin lebih berkomitmen kepada perusahaan kandidat dari dalam juga membutuhkan lebih sedikit prientasi dan pelatihan dari pada kandidat dari luar (Dessler,2003:111)

Sumber-sumber internal meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau diretasi tugasnya, serta mantan karyawan yang bisa dikaryakan dipanggil kembali (Schuer & Jakson,1996:232)

Untuk melakukan rekrutmen internal kegiatan yang populer dan banyak digunakan diantaranya adalah (Nawawi,2000:175) :

          a).Rencana suksesi

Rekrutmen ini merupakan kegiatan yang difokuskan pada usaha mempersiapkan pekerja untuk mengisi posisi-posisi eksekutif. Program yang sangat strategis bagi sebuah organisasi/perusahaan, ini pada umumnya diselemggarakan secara informal. Untuk itu perlu dilakukan identifikasi para pekerja untuk mendapatkan yang memiliki potensi tinggi dalam bidang bisnis. Pekerja itu diberi kesempatan memperoleh kesempatan setingkat eksekutif, baik sebagai pelatihan atau melalui pengalaman langsung yang berdampak untuk pengembangan karier, maupun untuk menguji kemampuannya sebelum menempati posisi penting dilingkungan organisasi/perusahaan.

b).Penawaran terbuka untuk satu jabatan (job posting)

Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong, dengan memberikan kesempatan pada semua pekerja yang berminat. Semua pekerja yang berminat untuk mengisi jabatan untuk menyampaikan permohonan untuk mengikuti seleksi intrn. Cara ini baik untuk mengisi kekosongan eksekutif tingkat bawah, guna menghindari penempatan yang bersifat subyektif.

c)               c).Perbantuan pekerja

Rekrutmen internal dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain (pekerja yang ada). Kemudian setelah selang beberapa waktu lamanya apabila pekerja yang diperbantukan merupakan calon yang cocok/tepat dan sukses, maka dapat diangkat untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut. Perbantuan pekrja ini merupakan sumber tenaga kerja intern yang penting untuk semua tingkatan jabatan, karena merupakan pekerja yang sudah mengenal secara baik organisasi/perusahaan tempatnya bekerja. Untuk itu pembayaran upah harus sesuai dengan jabatan baru serta insentif-insentif lainnya, agar motivasi untuk bekerja secara efektif dan efisien cukup tinggi.

d)                d).Kelompok pekerja sementara

Kelompok pekerja sementara (temporer) adalah sejumlah tenaga kerja yang diperkerjakan dan diupah menurut keperluan, dengan memperhitungkan jumlah jam atau hari kerja. Salah satu diantaranya adalah dengan sistem kontrak, yang akan diakhiri jika masa kontrak selesai.

               e).Promosi dan pemindahan

Rekrutmen yang paling banyak dilakukan adalah promosi untuk mengisi bersifat horizontal. Kekosongan pada jabatan yang lebih tinggi yang diambil dari pekerja yang jabatanya lebih rendah. Disamping itu terdapat pula kegiatannya dalam bentuk memindahkan pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain yang sama jenjangnya. Dengan kata lain promosi bersifat vertikal, sedang pemindahan.

2.Rekrutmen Eksternal

Perusahaan tidak selalu bisa mendapatkan semua karyawan yang mereka butuhkan dari staf yang ada sekaarang, dan terkadang mereka juga tidak ingin. Rekrutmen ekstenal adalah proses mendapatkan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja di luar organisasi atau perusahaan.

Sumber rekrutmen eksternal meliputi individu-individu yang saat ini bukan merupakan anggota organisasi. Manfaat terbesar rekrutmen eksternal adalah bahwa jumlah pelamar yang lebih banyak dapat direkrut. Hal ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang lebih besar dan kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal. Pelamar dari luar tentu membawa ide, teknik kerja, metode produksi, atau pelatihan yang baru ke dalam organisasi yang nantinya akan menghasilkan wawasan baru kedalam profitabilitas. Setiap organisasi atau perusahaan secara periodik memerlukan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja diluar organisasi atau perusahaan. Pasar tenaga kerja merupakan sumber tenaga kerja yang sangat berpariasi. Beberapa bentuknya adalah (Nawawi,2000:178)

a. Hubungan denga universitas

Universitas atau perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang bertugas menghasilkan tenaga kerja sesuai dengan lapangan kerja yang terdapat dimasyarakat. Dengan demikian berarti universitas merupakan sumber tenaga kerja yang dapat dimafaatkan oleh organisasi atau perusahaan, untuk mengisi jabatan dibidang bisnis/produk lini dan jabatan penunjangnya.

b. Eksekutif mencari perusahaan

Sering terjadi sebuah perusahaan memerlukan eksekutif senior untuk mengisi jabatan penting, dengan menawarkan upah/gaji yang kompetetif dibandingkan dengan perusahaan sejenis sebagai pesaingnya. Rekrutmen tersebut jika sulit dipenuhi, sekurang-kurangnya perusahaan dapat mengangkat konsultan ahli, yang dapat diperoleh diberbagai lembaga, khususnya peruruan tinggi. Rekrutmen ini jika dibandingkan dengan cara lain, ternyata relatif mahal.dengan pengangkatan konsultan, pembiayaan dapat lebih ditekan karena dapat dibatasi waktunya dalam penetapan perjanjian.

c. Agen tenaga kerja

Rekrutmen eksternal lainnya dapat dilakukan melalui agen tenaga kerja, yang memiliki calon dengan berbagai kualifikasi dan kualitasnya. Untuk itu organisasi/perusahaan hanya menyampaikan karekteristik calon yang diinginkan. Organisasi/perusahaan membayar agen apabila ternyata calon yang diajukan disetujui dan diangkat sebagai eksekutif.

d. Rekrutmen dengan advertensi

Rekrutmen eksternal dapat dilakukan dengan cara mengadventasikan tenaga kerja yang diperlukan. Untuk keperluan itu dapat dipergunakan surat kabar lokal, termasuk majalahk,radio dan televisi, bahkan melalui surat yang disampaikan secara langsung pada calon.

.

Bentuk lain rekrutmen yang dapat digunakan adlah sebagai berikut:

a) Teman/famili pekerja

Cara ini adalah memberikan kesempatan kepada pekerja untuk mencalonkan seseorang yang dikenalnya, dengan ketentuan harus melalui seleksi agar memperoleh tenaga kerja yang kualifaid, cara ini disebut juga “rekrutmen dari mulut ke mulut” yang mungkin merupakan rekrutmen internal dan mungkin pula bersifat eksternal.

b) Kantor penempatan tenaga kerja

Di Indonesia dalam rangka menyalurkan tenaga kerja yang sangat besar jumlahnya, ternyata pemerintah ikut berperan aktif dalam membantu pencari kerja untuk mendapatkan pekerjaan. Untuk itu organisasi/perusahaan dapat meminta bantuan atau bekerja sama dalam merekrut tenaga kerja baru melalui daftar tunggu pencari kerja. Setiap calon dipanggil untuk mengikuti seleksi, agar diperoleh tenaga kerja yang kompetetif.

c) Balai latihan keterampilan

Balai latihan keterampilan bertugas membantu pencari kerja untuk memeperoleh keterampilan kerja tertentu. Dari balai ini dapat diperoleh sejumlah calon yang direkomendasi, namun jika jumlahnya melebihi kebutuhan dapat dan perlu pula diseleksi melalui proses yang obyektif.

d) Organisasi profesional

Sebuah organisasi/perusahaan tidak mustahil untuk meminta bantuan atau bekerjasama dengan organisasi profesional yang relevan, dalam usaha merekrut tenaga kerja yang kualifaid.

4. PROSES SELEKSI

Proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemaduan kebutuhan-kebutuhan kerja pelamar dan organisasi. Dalam banyak departemen personalia, penarikan dan seleksi digabungkan dan disebut Employment function.

Proses seleksi adalah pusat manajemen personalia. Analisa jabatan, perencanaan sumber daya manusia, dan penarikan dilakukan terutama untuk membantu seleksi personalia.

MASUKAN-MASUKAN SELEKSI

Para manajer personalia menggunakan proses seleksi untuk mengambil keputusan penerimaan karyawan baru. Proses seleksi tergantung pada tiga masukan penting. Informasi analisis jabatan memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang diisyaratkan jabatan. Rencana-rencana sumber daya manusia memberitahukan kepada manajer personalia bahwa ada lowongan pekerjaan. Akhirnya, penarikan agar manajer personalia mendapatkan sekelompok orang yang akan dipilih. Ketiga masukan ini sangat menentukan efektivitas proses seleksi.

Disamping itu, manajer personalia harus menghadapi paling tidak tiga tantangan, yaitu tantangan-tantangan suplai, ethis dan organisasional. Berbagai tantangan ini sering menjadi kendala proses seleksi.

Tantangan-tantangan Suplai

Semakin besar jumlah pelamar yang “qualified” maka akan semakin mudah bagi departemen personalia untuk memilih karyawan baru yang berkualitas. Dalam kenyataannya, banyak lowongan jabatan, seperti kebutuhan manajer profesional sekarang ini, sangat sulit dipenuhi. Keterbatasan suplai tersebut menyebabkan organisasi tidak leluasa memilih calon karyawan terbaik.

Tantangan-tantangan Ethis

Penerimaan karyawan baru karena hubungan keluarga, pemberian komisi dan kantor penempatan tenaga kerja, atau karena suap, semuanya merupakan tantangan bagi pengelola organisasi. Bila standar-standar ethis ini dilanggar, karyawan baru mungkin dipilih secara tidak tepat.

Tantangan-tantangan Organisasional

Proses seleksi bukan merupakan tujuan akhir, tetapi prasarana dengan mana organisasi berupaya untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasarannya. Secara alamiah, organisasi menghadapi keterbatasan-keterbatasan, seperti anggaran atau sumber daya lainnya yang mungkin akan membatasi proses seleksi.Disamping itu, berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik organisasi juga merupakan batasan-batasan.

Langkah-langkah dalam proses seleksi yang di lakukan oleh HRD (Departemen Personalia)

         Departemen personalia dapat menggunakan berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan. Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan paling tidak terdiri dari tujuah langkah. Bagi pelamar yang berasal dari suplai internal, kadang-kadang tidak perlu melalui beberapa langkah, seperti penerimaan pendahuluan, pemeriksaan referensi atau evaluasi medis (kesehatan).

Langkah-langkah Dalam Proses Seleksi

LANGKAH 1 : PENERIMAAN PENDAHULUAN

Proses seleksi merupakan jalur dua arah. Organisasi memilih para karyawan dan para pelamar memilih perusahaan. Seleksi dimulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi.

Bila pelamar datang sendiri, wawancara pendahuluan dapat dilakukan. Ini akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan kesalahapahaman dan menghindarkan pencarian informasi dari sumber tidak resmi (“jalan belakang”).

LANGKAH 2 : TES-TES PENERIMAAN

Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif obyektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainnya dan para karyawan sekarang. Tes-tes penerimaan merupakan berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan padunya antara kemampuan, pengalaman dan kepribadian pelamar dan persyaratan jabatan.

Agar tes dapat meloloskan para pelamar yang tepat, maka ia harus valid. Validitas berarti bahwa skor-skor tes mempunyai hubungan yang berarti (signifikan) dengan prestasi kerja atau dengan kriteria-kriteria relevan lainnya.

Berbagai Peralatan Tes

Ada bermacam-macam jenis tes penerimaan. Setiap tipe tes mempunyai kegunaan yang terbatas, dan mempunyai tujuan yang berbeda. Secara ringkas, berbagai tipe tes dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Tes-tes Psikologis (Psychological Test)

- Test kecerdasan (intelligence test) : Yang menguji kemampuan mental pelamar dalam hal daya pikir secara menyeluruh dan logis.

- Test kepribadian (personality test) : Dimana hasilnya akan mencerminkan kesediaan bekerja sama, sifat kepemimpinan dan unsur-unsur kepribadian lainnya.

- Test bakat (aptitude test) : Yang mengukur kemampuan potensial pelamar yang dapat dikembangkan

- Test minat (interest test) : Yang mengatur antusiasme pelamar terhadap suatu jenis pekerjaan.

- Tes prestasi (achievement test) : Yang mengukur kemampuan pelamar sekarang

2. Tes-tes Pengetahuan (Knowledge Tests) : Yaitu bentuk tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan

3. Performance Tests : Yaitu bentuk tes yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. Sebagai contoh, tes mengetik untuk calon pengetik.

Selain harus feasible penggunaan tes juga harus fleksibel. Hasil tes tidak selalu merupakan langkah pertama atau terakhir dalam proses seleksi. Akhirnya, tes penerimaan hanya merupakan suatu teknis di antara berbagai teknik yang digunakan dalam proses seleksi, karena tes hanya dapat dilakukan terhadap faktor-faktor yang bisa diuji secara mudah. Hal-hal yang tidak dapat diukur melalui pengujian mungkin sama pentingnya.

LANGKAH 3 : WAWANCARA SELEKSI

Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal dapat diterimanya atau tidak (acceptability) seorang pelamar. Pewawancara (interviewer) mencari jawab dua pertanyaan umum. Dapatkah pelamar melaksanakan pekerjaan? Bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan dengan pelamar lain?

Wawancara mempunyai tingkah fleksibilitas tinggi, karena dapat diterapkan baik terhadap para calon karyawan manajerial atau operasional, berketerampilan tinggi atau rendah, maupun staf. Teknik ini juga memungkinkan pertukaran informasi dua arah : pewawancara mempelajari pelamar, dan sebaliknya pelamar mempelajari perusahaan.

Wawancara seleksi mempunyai dua kelemahan utama : reliabilitas dan validitas. Bagaimanapun juga teknik wawancara penting dilakukan dalam proses seleksi karena efektivitasnya dapat dipercaya dan mempunyai fleksibilitas.

Proses Wawancara

Tahap-tahap proses wawancara meliputi persiapan pewawancara, pengarahan atau penciptaan hubungan, pertukaran informasi, terminasi dan evaluasi. Setiap tahap harus dijalani agar wawancara berhasil.

Persiapan pewawancara. Kegiatan persiapan ini mencakup penentuan sasaran wawancara, pengembangan berbagai pertanyaan spesifik yang akan diajukan dalam proses wawancara, penetapan tipe wawancara dan format pertanyaan, serta pengenalan awal tentang pelamar dengan mempelajari blanko lamaran. Disamping itu, pewawancara harus mampu menjelaskan tugas-tugas pekerjaan, standar prestasi, upah dan tunjangan-tunjangan lain, dan bidang-bidang pekerjaan lainnya.

Pengarahan. Setelah wawancara dimulai, pewawancara perlu menciptakan hubungan yang relaks dengan pelamar dan suasana yang “enak”. Tanda kondisi ini pewawancara mungkin tidak memperoleh gambaran yang lengkap dan jelas tentang potensi pelamar.

Pertukaran Informasi. Inti proses wawancara adalah pertukaran informasi. Untuk membantu menciptakan hubungan, banyak pewawancara mulai dengan bertanya kepada pelamar bila ada pertanyaan-pertanyaan yang ingin diajukan. Ini menimbulkan komunikasi dua arah dan memungkinkan pewawancara mulai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pelamar.

Terminasi. Bila waktu wawancara yang tersedia habis, pewawancara perlu memberi isyarat bahwa wawancara akan segera diakhiri, dalam hal ini sekali lagi komunikasi non verbal sangat berguna.

Evaluasi. Segera setelah wawacara berakhir, pewawancara harus mencatat jawaban-jawaban tertentu dan kesan-kesan umum mengenai pelamar. Penilaian ini dapat menggunakan catatan yang telah disiapkan secara standar. Penggunaan catatan atau daftar standar akan meningkatkan reliabilitas wawancara sebagai teknik seleksi.

Kesalahan-kesalahan Wawancara

Ada berbagai penyebab kesalahan atau perangkap dalam proses wawancara. Kegagalan untuk mengatasi penyebab-penyebab kesalahan wawancara akan menurunkan efektivitas wawancara. Berbagai bentuk kesalahan wawancara secara terinci dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Halo Effect

Kesalahan ini terjadi bila pewawancara menggunakan informasi terbatas tentang pelamar untuk berprasangka dalam evaluasi terhadap karakteristik-karakteristik lain pelamar. Contoh, seorang pelamar yang mempunyai senyuman menarik (apalagi kalau cantik atau ganteng) dan simpatik diperlakukan sebagai calon unggul sebelum wawancara dimulai.

2. Leading Questions

Kesalahan ini akibat pewawancara mengirimkan “telegram” jawaban yang diinginkan dengan cara memberi arah pertanyaan-pertanyaan wawancara.

Contoh, “apakah saudara setuju bahwa laba adalah penting?”; “apakah saudara akan menyenangi pekerjaan ini?”.

3. Personal Biases

Kesalahan ini merupakan hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap kelompok-kelompok tertentu. Contoh, “saya lebih menyukai personalia penjualan yang berbadan tinggi”; “ada pekerjaan yang hanya pantas untuk pria dan ada pekerjaan yang hanya pantas untuk wanita”.

4. Dominasi Pewawancara

Kesalahan ini akibat pewawancara menggunakan waktu wawancara untuk “membual” kepada pelamar, menyombongkan keberhasilan, atau melakukan percakapan sosial.

Contoh, penggunaan waktu wawancara untuk menceritakan rencana-rencana perusahaan, penggunaan waktu wawancara untuk memberitahukan bagaimana pentingnya pekerjaan pewawancara.

LANGKAH 4 : PEMERIKSAAN REFERENSI

      Bagaimana tipe pelamar? Apakah pelamar adalah pekerja yang dapat dipercaya? Bagaimana sifat-sifat atau kepribadian pelamar? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, departemen personalia menggunakan berbagai referensi.

Personal references-tentang karakter pelamar-biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-teman terdekat yang ditunjuk oleh pelamar sendiri atau diminta perusahaan. Bila referensi diserahkan secara tertulis, pemberi referensi biasanya hanya menekankan hal-hal positif. Oleh karena itu, referensi pribadi pada umumnya jarang digunakan.

Employment references. Mencakup latar belakang atau pengalaman kerja pelamar. Banyak spesifikasi personalia bersikap skeptis terhadap referensi-referensi tersebut, karena dalam kenyatannya organisasi sangat jarang untuk mendapatkan referensi yang benar.

LANGKAH 5 : EVALUASI MEDIS

Proses seleksi ini mencakup pemeriksaan kesehatan pelamar sebelum keputusan penerimaan karyawan dibuat. Pada umumnya, evaluasi ini mengharuskan pelamar untuk menunjukkan informasi kesehatannya. Pemeriksaan dapat dilakukan oleh dokter diluar perusahaan maupun oleh tenaga medis perusahaan sendiri. Evaluasi medis memungkinkan perusahaan untuk menekan biaya perawatan kesehatan karyawan dan asuransi jiwa, mendapatkan karyawan yang memenuhi persayaratan kesehatan fisik untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, atau memperoleh karyawan yang dapat mengatasi stress fisik dan mental suatu pekerjaan.

LANGKAH 6 : WAWANCARA ATASAN LANGSUNG

       Atasan langsung (penyelia) pada akhirnya merupakan orang yang bertanggungjawab atas para karyawan baru yang diterima. Oleh karena itu, pendapat dan persetujuan mereka harus diperhatikan untuk keputusan penerimaan final. Penyelia sering mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi kecakapan teknis pelamar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelamar tentang pekerjaan tertentu secara lebih tepat. Atas dasar ini banyak organisasi yang memberikan wewenang kepada penyelia untuk mengambil keputusan penerimaan final.

Komitmen para penyelia pada umumnya akan semakin besar bila mereka diajak berpartisipasi dalam proses seleksi. Partisipasi mereka paling baik diperoleh melalui supervisory interview. Dengan mengajukan serangkaian pertanyaan, penyelia menilai kecakapan teknis, potensi, kesediaan bekerjasama, dan seluruh kecocokan pelamar. Wawancara ini berguna sebagai suatu cara efektif untuk meminimumkan pertukaran karyawan, karena karyawan telah dapat memahami perusahaan dan pekerjaannya sebelum mereka mengambil keputusan untuk bekerja pada perusahaan.

LANGKAH 7 : KEPUTUSAN PENERIMAAN

     Apakah diputuskan oleh atasan langsung atau departement personalia, keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi. Dari sudut pandangan hubungan masyarakat (public relations), para pelamar lain yang tidak terpilih harus diberitahu. Departemen personalia dapat mempertimbangkan lagi para pelamar yang ditolak untuk lowongan-lowongan pekerjaan lainnya karena mereka telah melewati berbagai macam tahap proses seleksi.

HASIL SELEKSI DAN UMPAN BALIK

     Hasil akhir proses seleksi adalah orang yang diterima sebagai karyawan baru. Bila masukan-masukan seleksi diperhatikan dengan seksama dan langkah-langkah dalam proses seleksi diikuti secara benar, maka para karyawan baru akan merupakan sumber daya manusia yang produktif. Dan karyawan produktif adalah bukti paling baik suatu proses seleksi yang efektif.

     Untuk mengevaluasi baik karyawan baru maupun proses seleksi diperlukan umpan balik. Umpan balik ini mungkin mencakup informasi tentang kepuasan karyawan, perputaran dan absensi, prestasi kerja, kegiatan serikat kerja, atau sikap penyelia. Umpan balik yang konstruktif diperoleh melalui diperoleh melalui serangkaian pertanyaan tertentu. Bagaimana karyawan baru menyesuaikan diri dengan organisasi? Bersikap terhadap pekerjaan? Terhadap karier dimana pekerjaan merupakan salah satu komponen? Dan akhirnya, bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaan? Jawaban-jawaban untuk masing-masing pertanyaan tersebut memberikan umpan balik tentang karyawan baru dan proses seleksi.